Guías de iLovePDF Signature (2024)

Introducción

Sobre iLovePDF Signature

En resumen, iLovePDF Signature es un servicio proporcionado por iLovePDF para firmar y enviar documentos que necesitan ser firmados.

Si necesitas firmar un documento, puedes firmarlo digitalmente con iLovePDF Signature.

Si necesitas que alguien más firme un documento, puedes utilizar iLovePDF Signature para solicitar la firma de esa persona y obtener el documento firmado sin la necesidad de imprimirlo o escanearlo.

Con iLovePDF Signature, puedes hacer todo el proceso online, sin papel, mientras entregas con seguridad un documento legalmente válido.

Tipos de firma

Hay diferentes tipos de firmas electrónicas, todas con valor legal y que pueden ser admitidas como prueba en un juicio. Elige una u otra en función de tus necesidades.

Firma simple: Una firma electrónica se define como "datos en un formulario electrónico que se adjunta o asocia con otros datos en formularios electrónicos y que se utiliza por el firmante para firmar" (eIDAS artículo 3). Este es el motivo por el que la firma electrónica básica, a menudo llamada "simple", ofrece el menor nivel de cumplimiento.

Firma digital:: Una firma digital, igual que una firma convencional a mano, identifica a la persona o entidad que firma un documento. A diferencia de la firma a mano, una firma digital es difícil de falsificar, ya que contiene información cifrada única del firmante. Es fácilmente verificable e informa a los destinatarios si el documento ha sido modificado después de ser firmado.

Cuando aplicas una firma digital, iLovePDF Signature crea un hash del documento firmado. Este es un valor cifrado que incluye toda la información del documento y las propiedades del archivo. A través de sus proveedores de criptografía, iLovePDF certifica este hash con su certificado único y la marca de tiempo de la certificación. Finalmente, iLovePDF genera un registro de auditoría, también certificado, que contiene información detallada de todo el proceso de firma.

Firma electrónica avanzada: Una firma electrónica avanzada (AES en sus siglas en inglés), puede activarse por encima de una firma digital o simple usando cualquiera de nuestras únicas funciones de verificación de identidad. Bajo eIDAS, una AES debe cumplir los siguientes requisitos:

• Estar vinculado de forma exclusiva con el firmante.
• Capaz de identificar al firmante.
• Creado usando datos de creación de firma electrónica que el firmante puede, con un alto nivel de confianza, usar bajo su control exclusivo.
• Vinculado a los datos, firmado de manera que cualquier cambio posterior en los datos sea detectable.

Tipos de destinatarios

Los distintos roles de Signature determinan el comportamiento y las acciones disponibles para un usuario.

Solicitante: Un solicitante es alguien que prepara y envía el documento a alguien para que lo firme. Una vez éste ha firmado el documento, será devuelto al solicitante.

Destinatario: Un destinatario se refiere a alguien que recibe un documento. Cada documento debe tener como mínimo un destinatario. Un destinatario puede tener diversas funciones en el proceso de firma:

• Firmante: Debe firmar. Los firmantes son los destinatarios que tienen que firmar, añadir iniciales, nombre o datos a los campos del formulario en los documentos de la solicitud de firma.
• Validador: Necesario para validar. Un validador se utiliza habitualmente para validar el contenido del documento o el proceso de firma una vez se ha completado.
• Testimonio: Recibe una copia del documento original y también del firmado. Elige este tipo si alguien debe sólo recibir y ver el documento, pero no necesita hacer nada.

Solicitudes de firma

Una solicitud de firma es el proceso de preparar un documento, enviarlo a alguien para su firma y devolverlo al remitente a través de iLovePDF Signature.

Puedes incluir tantos firmantes como quieras y en tu solicitud de firma, y solicitarles que firmen el documento tantas veces como sea necesario. Ten en cuenta que para las firmas digitales, cada documento necesitará su propio certificado.

Campos de firma

Una vez tu solicitud ya incluye todos los documentos necesarios, destinatarios y mensajes, puedes configurar el documento con los campos que indican a los firmantes donde deben firmar, poner las iniciales u otra información. Hay un conjunto de campos de firma para cada destinatario.

A continuación encontrarás un breve resumen sobre los elementos que puedes colocar en el espacio de trabajo de tu documento:

• Firma: Coloca el elemento firma exactamente donde quieres que se firme. Por favor, ten en cuenta que el tamaño predeterminado del campo firma es considerado como el mínimo recomendable. Modificar los campos de firma en tamaño afectará el tamaño de la firma del firmante.
• Iniciales: Algunos acuerdos piden añadir también las iniciales del firmante. A veces, con sólo las iniciales, un documento firmado ya es válido. Coloca las iniciales donde quieras que un firmante escriba sus iniciales.
• Fecha: Los campos de fecha llevarán la fecha de cuando cada firmante firmó durante el proceso final de firma. No se puede editar el contenido de este campo.
• Texto: El campo de texto te permite añadir nuevo texto en el documento.
• Nombre: Coloca este campo donde te gustaría que los firmantes escriban su nombre completo.
• Entrada: Usa este campo campo si quieres que el firmante introduzca manualmente alguna información en el contrato. Como firmante, se usará com entrada de texto estándar. Como solicitante, se utilizará para indicar donde escribir información específica.

Preparar

Solicita firmas

Con iLovePDF Signature, conseguir firmar un documento es rápido y sencillo. Simplemente cargas los documentos que quieres firmar. iLovePDF Signature los mantiene seguros. A continuación, añades la información de contacto de las personas que necesitan firmar e indicas la información que necesitan añadir, como la firma, las iniciales o su nombre.

Los pasos básicos para crear y enviar un documento a firmar son los siguientes:

• Carga tus documentos. iLovePDF Signature es compatible con documentos en formato PDF. Puedes seleccionar archivos desde tu dispositivo o desde proveedores de almacenamiento en la nube como Google Drive o Dropbox.
• Añadir destinatarios. Especifica quien recibe tu documento y qué acción quieres que haga.
• Configurar tu solicitud. Para cada destinatario, añade campos a tus documentos para reunir las firmas electrónicas deseadas y otra información, como título, iniciales, nombre y firma.
• Revisar y enviar. Revisa la configuración del campo de firma y envia el documento a sus destinatarios.

Plantillas para solicitudes de firma

Puedes usar plantillas para crear solicitudes de firma predefinidas. Pueden incluir la configuración del documento a firmar, así como información como los roles de los destinatarios, el orden de envío y métodos de autenticación.

Después de crear una solicitud de firma puedes guardarla como plantilla de cara al futuro, lo que resulta útil para solicitudes de firma recurrentes. Puedes hacerlo desde la pantalla 'Subir' seleccionando una plantilla guardada anteriormente en vez de cargar un nuevo documento.

Sólo necesitas actualizar el nombre y el correo electrónico de los destinatarios cada vez que hagas una solicitud desde una plantilla.

Añadiendo destinatarios

Una vez seleccionado el documento a enviar, puedes añadir la información de los destinatarios que recibirán y firmarán tu documento, o recibir simplemente una copia como validador o como testigo. Los destinatarios no necesitan tener una cuenta en iLovePDF. Aún pueden abrir tu documento y firmarlo.

Después de cargar el documento que quieres que se firme, tienes dos opciones: Firmar tu propio documento o solicitar a otros que lo firmen. En el segundo caso, añadirás destinatarios al documento haciendo clic en el campo Añadir destinatarios bajo los campos del nombre y el correo electrónico.

• Pulsa el botón Solicitar firma.
• La pantalla emergente Añadir destinatarios aparecerá. Introduce el nombre y dirección de correo electrónico del primer destinatario. Asegúrate de hacer una doble comprobación de las direcciones de cada destinatario.
• Define un rol para el destinatario en la lista desplegable: Firmante, Validador o Testigo.
• Puedes elegir proteger tu solicitud con una contraseña o validación por SMS. También puedes establecer qué tipo de firma debe usar cada firmante.

Organizar destinatarios

Cuando se envían documentos a más de una persona a la vez, puede ser que necesites especificar el orden en que deben firmar. Sigue los siguientes pasos a continuación para establecer el orden de envío de tu solicitud.

Cuando el orden de los destinatarios es obligatorio:

• Añade tus destinatarios según lo explicado.
• Especifica los roles de los destinatarios y ajusta el orden de los envíos seleccionando y arrastrando las filas de destinatarios.

Para una solicitud paralela:

• Añade tus destinatarios según lo explicado.
• Desmarca la casilla de verificación Definir orden de firma.

Solicitudes de protección de contraseña

Añadir un código de acceso a tus destinatarios añade un nivel extra de seguridad a tus documentos, ya que sólo los destinatarios podrán saber el código de acceso. Reduce el riesgo de que el documento sea firmado o visto por usuarios no autorizados.

Puedes compartir el código de la forma que prefieras, ya sea por teléfono o en un mensaje de correo electrónico por separado. Pero no incluyas el código en el mensaje que acompaña al documento, ya que esto reduciría la seguridad del código. Tus destinatarios deben introducir el código correctamente para poder ver y firmar el documento.

Sigue los pasos a continuación para saber cómo establecer la protección por contraseña en tu solicitud de firma.

• Carga el documento a firmar.
• Pulsa el botón 'Añadir destinatario' para añadir al menos un destinatario a la solicitud de firma.
• En la fila de destinatarios, pulsa el icono y define una contraseña en el campo. No se necesita confirmación.
• Pulsa el botón 'Aplicar' para guardar y aplicar tus listas de destinatarios y contraseña.

Autenticación por SMS del firmante

La autenticación por SMS es una característica de seguridad estándar con la intención de prevenir firmas no autorizadas a tu documento. Verificar el firmante a través de SMS asegura que el propietario del teléfono que recibe el código pertenece al firmante. Puedes establecer esta opción para destinatarios individuales, pidiéndoles que proporcionen un código de acceso para demostrar su identidad. Este método se basa en SMS. Puedes seleccionar este método para uno o todos los destinatarios.

Cuando seleccionas la autenticación por SMS, deberás proporcionar el número de teléfono del destinatario. El número debe poder recibir mensajes de texto SMS.

• Carga el documento a firmar.
• Pulsa el botón 'Añadir destinatario' para añadir al menos un destinatario a la solicitud de firma.
• Pulsa el icono e introduce el número de teléfono del destinatario en la casilla. No se necesita confirmación.
• Haz clic en el botón Aplicar para guardar y aplicar tu lista de destinatarios y sus números de teléfono.

El destinatario tendrá la opción de contactar contigo en caso de que pierda o no reciba el código SMS.

Configura tus documentos

Un documento se puede configurar para una solicitud de firma o para firmarlo tu mismo

Configura un documento de solicitud

Una vez termines de añadir destinatarios a tu solicitud, irás a la pantalla de configuración del documento.

Desde aquí podrás navegar por tu documento y leerlo usando nuestro visor PDF.

Al lado derecho encontrarás todos los elementos necesarios para configurar tu documento. De arriba a abajo:

• Elige entre Simple o Firma digital.
• Bajo esta opción verás una lista de las iniciales de los firmantes. Pulsa en cualquiera de ellas para añadir elementos de firma para ese firmante.
• Añade campos de firma a tu documento
• Una vez se ha colocado al menos un campo de firma o iniciales en el documento para cada firmante, podrás pulsar el botón rojo 'Enviar a firmar'.

Configura tu propio documento a firmar

El proceso para configurar tu documento para firmar es el mismo que con las solicitudes de firma. La principal diferencia es que en este caso tú eres el único firmante, y cada elemento colocado en el documento se rellenará automáticamente con tu información.

Aquí también puedes personalizar tu propia firma, nombre e iniciales y luego ver el resultado directamente en el visor de documentos.

Firmar

Firmar tu propio documento

A veces simplemente quieres firmar un documento por ti mismo, sin otros firmantes, y después enviar una copia del documento firmado. Puede ser un documento que alguien te envía desde fuera de iLovePDF Signature, o un formulario que debes rellenar y enviar a alguien. Con iLovePDF Signature puedes cargar rápidamente un documento a nuestra herramienta, firmarlo, y descargarlo.

Puedes empezar un nuevo documento desde cualquiera de los botones 'Empieza a firmar' en la web de iLovePDF Signature:

• Carga el documento a firmar.
• Selecciona la opción "Sólo yo".
• Llegarás a una pantalla para configurar las páginas de tu documento.
• En el panel de la derecha, selecciona entre los tipos de firma Simple o Digital.
• Tienes la opción de Personalizar tu firma clicando en el icono . Desde aquí, puedes elegir el tipo, dibujar o subir tu propia firma.
• Arrastra el elemento Firma desde el menú de la barra derecha de tu documento.
• Finalmente, pulsa el botón rojo Firma para procesar el documento.
• Tu documento ya está firmado! Te redirigimos a la pantalla de descarga donde podrás descargar o compartir el documento firmado.

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Firmar como destinatario

Cuando alguien te envía un documento solicitándote tu firma digital, recibirás un correo electrónico de iLovePDF Signature enviado en nombre del remitente. Para firmar el documento, sigue estos pasos:

• Abre el correo electrónico y revisa el mensaje del remitente. Haz clic en Revisar y firmar.
• Puedes iniciar sesión con tu cuenta de iLovePDF o como invitado.
• Pulsa el botón Empezar.
• Haz clic para firmar en los campos requeridos.
• Una vez termines de firmar en todas las casillas necesarias, puedes seleccionar el botón rojo "Firmar". El documento firmado se enviará al remitente.

Alternativamente podrás compartir documento para aprobación o rechazar firmar este documento

Personalizar tu firma

Cambiar tu estilo de firma o crear una firma con iLovePDF es una muy buena forma de personalizar el proceso de firma. iLovePDF Signature ofrece diferentes estilos de firmas predefinidas para elegir. También puedes dibujar tu firma con el ratón o en una tableta para usarla en todas tus sesiones de firma.

Estas son las tres formas diferentes de establecer tu firma:

• Texto: Después de introducir tu nombre e iniciales, selecciona cualquier estilo de firma prediseñado.
• Dibujar: Crea un dibujo a mano de tu firma e iniciales.
• Subir: Cargar un archivo de imagen que contiene tu firma e iniciales.

Siempre puedes editar tu firma desde el icono en el panel de la derecha.

Comparte documentos para su validación

Como firmante, quizás necesitas una segunda opinión de alguien para asegurarte de que el contenido del documento que firmarás es correcto. Para hacer esto, puedes enviar el mismo documento a un validador de confianza. Sigue estos pasos.

• En el panel de la derecha, pulsa el botón Pide una revisión.
• Introduce el correo electrónico de tu validador y escribe un mensaje opcional.
• Ahora verás información en tiempo real sobre el estado de tu solicitud de consejo en el panel de la derecha.

Ten en cuenta que no es necesario esperar a una respuesta de tu validador. Aún puedes firmar o rechazar un documento en cualquier momento.

Como solicitante, también puedes pedir una validación. En este caso, el validador podrá detener todo el proceso de firma sin importar si el documento ya ha sido firmado por el destinatario o no.

• En la ventana emergente Añadir destinatarios, pulsa el botón Añadir destinatario.
• Introduce su nombre y correo electrónico, y cambia su función a "Validador" en las opciones desplegables
• Una vez termines de añadir destinatarios, pulsa el botón 'Aplicar' para guardar la información de todos los destinatarios de esta solicitud.

Al igual que los destinatarios, el Validador recibirá un correo electrónico para revisar el documento, pero su función se limitará a validar o rechazar el documento.

Declinar una solicitud de firma

Como firmante, pueden haber varias razones para rechazar firmar documentos. Puedes darte cuenta de un problema con el documento o con parte de su contenido y no aceptar firmarlo.

Para rechazar firmar un documento, haz lo siguiente:

• Abre el correo electrónico de solicitud y pulsa el botón Revisar y firmar .
• En la pantalla de firma del documento, pulsa el botón Rechazar documento en el panel de la derecha.
• Una ventana emergente te pedirá elegir un Motivo para declinar y, opcionalmente, podrás escribir un mensaje con tus razones para no estar de acuerdo.
• Pulsa en el botón Enviar para rechazar firmar el documento.

Validar un documento

La validación de documentos te permite pedir a alguien que valide los documentos antes del proceso de firma. Esto te da a ti y al resto de firmantes el poder de protegerte contra el hecho de firmar un documento que quizás contiene datos incorrectos y asegura la precisión de la información que firmas.

Si te solicitan validar un documento, simplemente sigue estos sencillos pasos:

• Abre el correo electrónico de solicitud y pulsa el botón Revisar y validar.
• En la pantalla de firma del documento, lee el documento con atención.
• Para validar la firma del documento, pulsa el botón rojo 'Validar' en la parte inferior derecha de la pantalla.

Todos los firmantes serán notificados por email sobre la decisión del validador.

Rechazar un documento

Como validador, pueden haber varias razones para rechazar documentos. Los validadores tienen la opción de rechazar documentos y dar las razones de este rechazo para ayudar a corregir el siguiente documento.

• Abre el correo electrónico de solicitud y pulsa el botón Revisar y validar.
• En la pantalla de firma del documento, lee el documento con atención.
• Para rechazar la firma del documento, haz clic en el botón "Rechazar documento" en el panel de la derecha.
• Una ventana emergente te pedirá elegir un Motivo de rechazo y, opcionalmente, escribir un mensaje con tus razones para no estar de acuerdo.

Todos los firmantes serán notificados por email sobre la decisión del validador.

Configuración y personalización

Registro de Auditoría

iLovePDF Signature registra cualquier transacción que tenga lugar durante el proceso de firma. Esto significa desde la solicitud inicial hasta la última firma, incluyendo cada correo electrónico enviado y documento revisado.

Esta información está disponible para los usuarios registrados de iLovePDF en el panel de administración de Signature, con cada paso detallado en el registro histórico.

Para aquellos documentos firmados con una firma digital, una vez el documento está completo, este registro se traduce en un registro de auditoría exhaustivo y adjuntado al documento final firmado. Está disponible para descargar conjuntamente con el documento firmado o por separado.

El registro de auditoría es también un documento certificado y da protección legal al proceso de firma ante la justicia.

Cómo empezar a usar firmas digitales

Con iLovePDF Signature puedes firmar con una firma electrónica simple o digital. Aunque la firma simple proporciona una prueba de que varias entidades identificadas han firmado un documento, la firma digital certifica legalmente el documento firmado. Esto evita que se manipule el documento sin invalidar el acuerdo firmado.

Para firmar con una firma digital, los paquetes de firmas certificadas están disponibles en nuestra página de precios . Alternativamente, puedes suscribirte a iLovePDF Premium, que incluye cinco firmas digitales renovadas mensualmente.

Cómo comprar packs de firmas

• Crea una solicitud de firma o selecciona firmar tu documento.
• En la pantalla de configuración del documento, pulsa el botón Digital en el panel de la derecha.
• Si no tienes Firmas digitales, aparecerá una ventana emergente para comprar.
• Elige uno de los paquetes disponibles.
• Confirmar tu pago.
• Una vez confirmado el pago, podrás empezar a utilizar tus firmas digitales.

Aunque siempre puedes comprar Firmas Certificadas en nuestra página de Precios, no se te pedirá que compres más hasta que las hayas usado todas.

Idiomas compatibles

iLovePDF Signature está disponible en los siguientes 25 idiomas, haciendo que sea sencillo para usuarios de todo el mundo enviar y recibir solicitudes de firma en su idioma materno.

Notificaciones por correo electrónico

iLovePDF Signature proporciona notificaciones por correo electrónico a los remitentes y destinatarios para muchos escenarios distintos. Por defecto, todas las notificaciones están activadas, pero se pueden desactivar dependiendo de tus preferencias desde tu panel de usuario.